Come gestire un team in Smart Working con Trello

È ormai da due anni che utilizziamo Trello per il Project Management, in particolare per gestire non solo il nostro lavoro, ma anche l’intervento di collaboratori o agenzie esterne che interagiscono con noi.

In un contesto dove si stanno affermando sempre più “team diffusi” e modalità di lavoro in Smart Working (o più correttamente il “Remote Working”) l’uso di Trello è di fondamentale importanza per rimanere allineati, coordinarci con tutti e tenere il passo sui vari progetti.

Cos’è (in breve) e come funziona Trello

Molti conoscono già Trello ed hanno iniziato ad utilizzarlo, per chi non lo conosce ancora, riportiamo la definizione fatta dai suoi creatori:

“Trello è un modo facile, gratuito, flessibile e visivo di gestire i tuoi progetti e organizzare tutto, scelto da milioni di persone in tutto il mondo”.

Smart vero? Nonostante sia molto diffuso ci viene detto che non è così semplice da impostare. In effetti anche noi abbiamo impiegato parecchio tempo ed energie per ottimizzarlo e renderlo uno strumento veramente performante per gestire il team di lavoro.

Ora possiamo affermare di non avere nemmeno più un foglio di carta sulla scrivania, ma tutto a portata di pc e smartphone, in qualunque momento. Un bel vantaggio!

Cosa abbiamo imparato dopo molti errori e tentativi? Ve lo riassumiamo qui.

Gli errori più frequenti nell’uso di Trello

  • Usare Trello come un archivio di idee/cose da fare;
  • Usarlo come una check-list di attività;
  • Dimenticare di inserire le scadenze;
  • Non assegnare le card ai vari membri del team, o al contrario, assegnare troppe persone per scheda. In entrambi i casi annulliamo la possibilità che qualcuno sia “responsabile” di quell’azione;
  • Aggiornare Board, List e Card con scarsa frequenza;
  • Inserire descrizioni generiche, non comprensibili da tutti;

I principi guida per usare Trello in modo efficace

I principi e le tecniche di “lean thinking” sono applicati ai più svariati settori, perché richiedono spesso solo adattamenti minimi alle esigenze delle singole attività. L’obiettivo è concentrare il lavoro e farlo procedere velocemente, riducendo al minimo lo “spreco”, cioè quello che non crea valore per il cliente finale.

I principi che noi applichiamo su Trello per gestire al meglio i progetti sono:

  • Visualizza il flusso: è importantissimo che tu ti renda conto di tutto il carico di lavoro che ti aspetta. Se per esempio devi gestire un progetto complesso dovresti estrarre tutte le task ed iniziare ad inserirle nel flusso del Backlog (cose da fare);
  • Fai scorrere il lavoro (e riduci gli sprechi): una volta visualizzate tutte le attività dovresti applicare i principio di urgenza e importanza per definire quali attività svolgere per prime. A seguire verrà tutto il resto, cioè attività non prioritarie o da calendarizzare;
  • Ottimizza continuamente: il processo di ottimizzazione non finisce mai. Per esempio, nel tempo abbiamo capito di aver bisogno di Tab “archivio” che rimangono ferme nel Backlog per permettere un controllo generale delle attività fatte (es. check List con tutti i blog post da scrivere) e Tab “dinamiche”, dove ciascun titolo viaggia in autonomia fino alla pubblicazione;

Come organizzare Board, List e Card

trello board

Trello è organizzato in 3 tipologie di “contenitori”:

  • Board: è la bacheca generale del progetto/argomento/cliente (es. Blog XY) che contiene List e Card;
  • List: rappresenta i flussi di lavoro in successione (es. Cose da fare, in lavorazione, fatte);
  • Card: rappresenta la singola azione o Task, che può essere dettagliata e arricchita con descrizioni, note, link, allegati, scandenze, ecc.;

Partiamo dalle Board

Nel tempo abbiamo provato diversi modi di organizzare le bacheche: per esempio, avevamo Board suddivise per “Attività” (es. social media, blog, campagne Ads, Data Studio, ecc.), dove inserivamo tutte le task di quel tipo,  poi abbiamo deciso di nominare le bacheche per “Cliente”, inserendo all’interno le varie “Attività” (Social Media, Campagne Adv, Consulenza, ecc.).

Creiamo le List

La suddivisione della bacheca avviene in List, cioè in colonne, che identificano il tipo di flusso di lavoro.

La soluzione che abbiamo trovato più funzionale, alla fine, è stata la seguente:

BACKLOG = contenitore di tutte le schede;

TO DO = contenitore delle schede/task che vengono scelte come cose “da fare”;

DOING = tutto quello che viene iniziato e non è ancora stato completato;

DONE = tutte le schede che vengono completate.

All’interno delle colonne si inseriscono le attività da portare a termine e si fanno scorrere le etichette nei vari stadi di sviluppo.

Gestiamo le Card in modo efficace

Per capire “chi deve fare cosa” abbiamo preso l’abitudine di assegnare sempre, ad ogni Card:

  • Persona: si assegna chi è responsabile di quell’attività. Meglio una persona sola;
  • Scadenza: importante per visualizzare le priorità;
  • Etichetta: in questo caso è una guida “visiva” che mette in evidenza l’urgenza (es. etichetta Rossa “urgente”) o il tipo di attività (es. “Extra contratto”);

trello card

Fare il punto della situazione e misurare il tempo su Trello

Per tenere il punto della situazione invece abbiamo stabilito un giorno preciso di revisione delle bacheche e del lavoro fatto, tempo che “investiamo” per assegnare i compiti e le priorità, per poi limitare il più possibile le interazioni durante l’arco della settimana.

Oltre ad alcune applicazioni pratiche sull’uso generale di Trello che abbiamo esposto fin qui, abbiamo sperimentato l’upgrade a pagamento per inserire più membri del Team, diverse Power App e servizi integrativi, come Zistemo, per la gestione del tempo ed il controllo della dispersione.

 

Tu stai già utilizzando Trello per gestire il tuo lavoro o il tuo Team? Vorresti usarlo al meglio? Contattaci

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